مدیریت پروژههای عمرانی کشور
بهرام وهابی*– یکی از موضوعات مهم در مدیریت پروژهها در کشور بهویژه پروژههای عمرانی دولت این است که دانش و مهارت برنامهریزی و کنترل علمی پروژهها متناسب با اهداف راهبردی نبوده و شکست، تاخیرات زیاد و ناتمام ماندن پروژههای زیربنایی از مهمترین آثار نهادینه نشدن اصول مدیریت علمی پروژه در طرحهای عمرانی کشور است. طولانی شدن زمان اجرای پروژهها ضعف مشهود کیفی پروژههای اجرا شده، هزینه تمامشده بسیار بالای آنها نسبت به برآوردهای اولیه و مانند آن را میتوان بهعنوان بخشی از زنجیره مشکلات مهم پروژههای عمرانی کشور برشمرد. در این راستا و برای غلبه بر مشکلات مذکور ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) با استانداردهای جهانی برای رشد تحقیقات علمی و امور اجرایی بسیار سودمند است زیرا مرکز راهکارهای مدیریت پروژهها و برنامهریزیهای کلان و خرد در داخل شرکت/سازمان است. دفتر مدیریت پروژه میتواند برای ایجاد شایستگیهای سازمانی در تحلیل، طراحی، مدیریت و بازنگری ماموریتهای راهبردی و اصلی سازمان و همچنین پروژهها به کار گرفته شود. به عبارت دیگر این دفتر مرکز راهکارهای مدیران میانی، عالی و پروژهها در داخل یک شرکت سازمانی است که مطابق موارد ذیل بر مسوولان برنامهریز و همچنین مدیران پروژهها نظارت میکند:
۱- طراحی و برنامهریزی تاکتیکی برای شرکت
۲- تجزیه و تحلیل محیطهای داخلی و خارجی سازمان و به دنبال آن طراحی برنامههای راهبردی میانمدت و بلندمدت و در نهایت همکاری در اجرا و کنترل، ارزیابی انحرافات و بهروزرسانی آنها
۳- ایجاد یک منبع استاندارد برای مدیریت و کنترل پروژهها در مقیاس کلان آنها
۴- بهبود ارتباطات و شیوه به کار بردن منابع داخل سازمان
۵- کمک به کاهش اثرات منفی پروژههای رشد و توسعه و برنامههای تاکتیکی و راهبردی شکست خورده و افزایش کارایی و بهرهوری آنها و همچنین تخصیص بهینه منابع.
دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در شرکت شده و وضعیت کلی سازمان، پروژهها و برنامههای کلان و میانمدت را با دقت بسیار بالایی کنترل میکند. بدین ترتیب، ریسکهای احتمالی کاهش یافته، کیفیت اجرا بالا رفته و همچنین مدیریت و بازنگری برنامههای اساسی شرکت و پروژهها به بهترین شکل امکانپذیر شده و اینچنین است که میتواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف راهبردی خود ایفا کند. وظایف اصلی دفتر مدیریت پروژه را به طور کلی میتوان در زمینههای زیر خلاصه کرد:
۱- برنامهریزی استراتژیک: در این کارکرد، برنامههای بلندمدت سازمان طراحی میشود. به دلیل احاطه این دفتر بر محیط داخلی و خارجی سازمان و همچنین در اختیار داشتن متدولوژیهای مورد نیاز برنامههای توسعه سازمان را میتوان طراحی و پیگیری کرد.
۲- مدیریت کلان پروژهها: به کارگیری دانش، مهارتها، ابزارها و تکنیکهای موثر در فعالیتهای پروژهای و سازمانی بهگونهای که دستیابی به اهداف شرکت از طریق پروژهها را امکانپذیر کند. در این راستا از مجموعه استانداردهای مدیریت پروژه میتوان استفاده کرد و نهایتا عملیات موردنیاز برای انجام مدیریت بهینه پروژهها شامل امکانسنجی و مراحل آغازین، زمانبندی، تخصیص منابع، تهیه برنامه و مدیریت کیفیت، تحلیل و مدیریت ریسک، تدارکات، بودجهبندی، ارائه گزارشها و مستندسازی انجام میگیرد.
۳ – ارزیابی عملکرد: این ارزیابی میتواند شامل بررسی عملکرد مدیریت واحدها، پروژهها و طرحها، عملکرد تکنیکهای به کار گرفته شده و در نهایت عملکرد خود سازمان باشد.
۴- توسعه فرآیندها: فرآیندهای مورد نیاز برای استفاده موثر از تمامی منابع درگیر در اجرای پروژهها.
۵- ارائه نقشه راه کلان و میانمدت برای سازمان.
۶- همراهی در رسیدن به ماموریت عالی و اصلی سازمان.
۷- مدیریت کلان سبد پروژهها.
۸- مدیریت عالی و اصولی زمان و هزینه.
۹- ایجاد ارتباطات و تعامل بهتر کارکنان با یکدیگر و ذینفعان.
۱۰- بهبود در تخصیص منابع سازمان.
۱۱- افزایش دانش فنی و استفاده مطلوب از دانش موجود در سازمان.
بدون تردید تاسیس یک دفتر مدیریت پروژه، صرف مقادیر زیادی هزینه و زمان را دربرخواهد داشت ولی ثابت شده که بهرهبرداری از این مرکز باعث مزایا و فرصتهای مختلف زیادی شده که این خود زمان و هزینه صرف شده را جبران میکند.
دفتر مدیریت پروژه قابلیت اجرا در پنج سطح را داراست. زمانی که یک دفتر مدیریت پروژه با جایگاه یا سطح بالاتر را انتخاب میکنیم مسلما شایستگیها، قابلیتها و مراحل سطوح پایینتر را گذرانده و دارا هستیم. به عبارت دیگر زمانی میتوان سطح ۴ را انتخاب کرد که مطمئن شده باشیم تواناییهای سطوح یک تا سه را قبلا کسب کردهایم. ذکر این نکته نیز ضروری است که تمامی شرکتها و ارگانها ملزم به داشتن یک دفتر مدیریت پروژه سطح ۵ نیستند. در حقیقت برای بیشتر آنها حتی سطح سوم (توسعه و پشتیبانی فرآیندها) نیز به راحتی پاسخگوی نیازها خواهد بود. اکنون به بیان سطوح دفتر مدیریت پروژه پرداخت میشود.
سطح یک- کنترل پروژه
یک دفتر مدیریت پروژه در سطح یک دفتری است ناظر بر پروژه در محیط مدیریت پروژه . دفتر مدیریت پروژه در این سطح بهعنوان حوزه فعالیت مدیر پروژه که معمولا مسوول انجام موفقیتآمیز یک پروژه است، ایجاد میشود . امکان دارد که شرکت/سازمان دارای بیش از یک دفتر مدیریت پروژه در سطح یک باشد . در چنین حالتی شرکت این ریسک را میپذیرد که در پروژههای مختلف از رویکرد، استاندارد یا دیدگاه یکسانی پیروی نکند که این امر خود منجر به نتایج متفاوت شده و همزمان دیدگاهی منفی در ذهن ذینفعان خواهد گذارد ولی در شرایط ایدهآل و مساعد، نفرات ارشد تیم مدیریت پروژه در طراحی و پیادهسازی قابلیتهای دفتر همکاری خواهند کرد . باوجود اینکه دفتر مدیریت پروژه در این سطح از اختیار لازم در سطح «طرح» (چندین پروژه مرتبط) برخوردار نبوده و ارتباط مستقیم با قسمتهای راهبردی سازمان ندارد و حتی یک نقش متعارف و سنتی از دفتر مدیریت پروژه را هم انجام نداده و بیشتر مباحث کنترل پروژه آن هم از جنبه خرد آن را انجام میدهد اما به هر حال این سطح از دفتر مدیریت پروژه باید حداقل، قواعد عملکردی پروژه را در سطح تیم پروژه پیادهسازی کرده و نظارت کند. سطح یک دفتر مدیریت پروژه باید قادر به انجام طیف گستردهای از عملیات مهم وابسته به مدیریت پروژه که شامل موارد زیر است، باشد:
الف- به کارگیری منطقی و اصولی فرآیندها و متدهای مدیریت و کنترل پروژه به دلیل تجربه، مهارت و دانش مدیر پروژه برای اطمینان از اینکه پروژه به کارایی و بهرهوری لازم برسد، البته منوط به اینکه مدیر دفتر سطح یک قادر باشد تا بر اهداف پروژه تمرکز کرده و اندیسها یا شاخصههای حیاتی (هزینه، زمان و منابع) متعلق به هر فعالیت پروژه را به خوبی مدیریت کند.
۲- ارائه خدمات بهعنوان واسط مستقیم برای مدیریت عملکرد تیم پروژه. اصولا تیمهای پروژهها غالبا روی فعالیتها و عملکردهای فنی متمرکز هستند تا مدیریتی. دفتر مدیریت پروژه در سطح یک باید بتواند عناصر مورد نیاز مدیریت کنترل پروژه (مانند روشهای مدیریت پروژه و نه صرفا نقش آرشیو را برعهده داشتن) را جهت موفقیت پروژه و در نتیجه شرکت نیز ارائه کند.
۳- قابلیت هدایت سازمانی در قالب اصول، استانداردها، سیاستها، تصمیمات عملیاتی و… برای هر یک از فعالیتهای پروژه. دفتر در این سطح بهعنوان عامل محرک و پیشرو در نظارت بر اجرا و یکپارچهسازی فرآیند کسبوکار در محیط مدیریت پروژه عمل میکند.
۴- انجام وظیفه بهعنوان اولین سطح نظارت پروژه و اکثر موارد بهعنوان بالاترین سطح نظارت فنی. بهعبارت دیگر دفاتر مدیریت پروژه در سطوح بالاتر، رویهها و روشهای فنی را تعیین و اجرای آنها را الزامی کرده و دفتر مدیریت پروژه در سطح یک آنها را در محیط مدیریت پروژه پیاده و اجرا میکند.
غالب کارکردهای سیستم مدیریت پروژه (سیاستها، اقدامات و راهنماییهای معین شده به وسیله مراجع بالاتر) در این سطح توسط مجری آن (دفتر مدیریت پروژه سطح یک) در محیط مدیریت پروژه قابل اجرا است.
سطح ۲- کنترل فرآیندها
اولین سطح از دفتر مدیریت پروژه که نظارت و کنترل چندین پروژه و یا یک طرح (مجموعه چند پروژه مرتبط به یک هدف) را داراست، دفتر مدیریت پروژه سطح ۲ است. نظارت تجمعی و کنترل چندین پروژه از قابلیتهای اساسی این سطح است. شرکت در داشتن چندین دفتر مدیریت پروژه سطح ۲ مختار است یعنی به ازای هر طرح، یک دفتر مدیریت پروژه سطح ۲. دفتر مدیریت پروژه در چنین سطحی معمولا دارای حداقل پرسنل خواهد بود (یک پرسنل تمام وقت و چند پرسنل پشتیبانی پارهوقت). تاکید اصلی در این سطح بر استقرار سیستم کنترل (که خود دارای تعریفی دقیق، متقن و علمی است) در محیط مدیریت پروژه بوده و در نتیجه باید مجری گروهی از فعالیتهای منسجم و متمرکز مدیریت پروژه به شرح زیر باشد:
۱- مسوول اصلی در ایجاد استقرار یک دیدگاه استاندارد در رابطه با روشهای انجام مدیریت پروژه در سازمانهای ذیربط (با استناد به عملکرد و نهصِرف صحبت) مانند ارائه ابزارهای عمومی، فرآیندهای قابل تکرار و تجربیات اجرایی عالی که نشأت گرفته از پیادهسازی یک متدولوژی جامع مدیریت پروژه است.
۲- ایجاد ابزارهای لازم جهت دستیابی به نتایج و تحلیل وضعیت و پیشرفت پروژهها بهعنوان پایه و اساسی جهت تشخیص و انجام اقدامات لازم نظیر پاسخگویی در مقابل تغییرات، بررسی پروژه و عملکرد مدیر آن و مطمئن شدن از حصول اهداف تعیین شده برای پروژه.
۳- آشناسازی ذینفعان با «مدیریت پروژه» بهعنوان یک حرفه تخصصی با استفاده از استانداردهای قابل اجرا، به کارگیری مدیران پروژه لایق و کارآزموده، آموزش و تقویت تیمهای پروژه و تعیین وظایف، نقشها و مسوولیتها.
مسوولیت توانمندسازی دفتر مدیریت پروژه در تمامی محدودههای کاری مرتبط با مدیریت پروژه، با PMO سطح ۲ است. انطباق کامل با سازمان ذیربط و موثر بودن بودن حرفه مدیریت پروژه از جمله وظایف دفتر در سطح ۲ بوده که این امر نیازمند برنامهریزی برای مسوولیتهای خود و رویکرد فعالانه جهت دفاع منطقی، اصولی و علمی از جایگاه کاری خود است.
سطح ۳- توسعه و پشتیبانی فرآیندها
تواناییهای کامل و جامع دفتر مدیریت پروژه را در سطح ۳ میتوان مشاهده کرد. در عین حال که مسوولیت کنترل و نظارت بر مدیریت پروژه را بر عهده دارد، تمرکز بر پشتیبانی و سعی بر افزایش بهرهوری و کارایی افراد پروژه در محیط مدیریت پروژه دارد. مدیریت پروژههای چندگانه و مدیران چندین پروژه و نظارت یا همسانسازی یک یا چند مدیر طرح در حوزه مسوولیت اجرایی این دفتر است. دفتر مدیریت پروژه در این سطح را میتوان با کمک تلاشهای لازم برای ایجاد نظارت، کنترل و پشتیبانی شرکت، در محیط مدیریت پروژه طراحی و پیادهسازی کرد. سازمانی که قصد اجرای مبحث «مدیریت پروژه» بهعنوان یک مزیت رقابتی را داشته یا در صدد ارتقای توانایی مدیران خود (در راستای مدیریت پروژه) است، میتواند از این سطح دفتر مدیریت پروژه بهخوبی نهایت سود را ببرد. نیازهای پرسنلی (حداقلی) یک دفتر مدیریت پروژه سطح ۳، یک مدیر و دو کارشناس متخصص که دارای تجربه علمی و عملی کافی و لازم هستند بوده که جهت طراحی و پیادهسازی قابلیتهای این دفتر هستند. البته با توجه به حجم عملکرد و میزان کارایی دفتر میتوان تعداد این متخصصان را افزایش و از همکاری و مشارکت دیگر واحدها و ذینفعان فعال در محیط مدیریت پروژه و همینطور مشارکت بالقوه بخشهای تجاری سازمانهای مربوطه نیز استفاده کرد. لازم به ذکر است که در صورت تحقق کارکردهای اجرایی و عملیاتی نیاز به کارمندان تماموقت بیشتر جهت انجام امور ویژه و تخصصی افزایش یافته و پرسنل پشتیبانی نیز به ایشان اضافه میشوند. امور نظارتی و کنترلی متمرکز و جامع مدیریت پروژه در دفتر مدیریت پروژه سطح۳، بیشتر با تاکید بر پشتیبانی فرآیندها و عملیات در محیط مدیریت پروژه هستند. این فعالیتها شامل موارد زیر است:
۱- ارائه خدمات بهعنوان واحد اصلی پشتیبانی مدیریت پروژه در سازمانهای ذیربط. به عبارت دیگر این دفتر، یک مرجع مدیریت پروژه برای واحدهای کاری یک تسهیلکننده تخصصی اقدامات و راهکارها برای مدیران پروژه و اعضای تیم پروژه و یک هماهنگکننده و همکار برای فعالیتهای ذینفعان پروژه نظیر مدیران منابع، مشتریان و تامینکنندگان است.
۲- ایفای مسوولیت بهعنوان واسطی بین دو حوزه تجاری و مدیریت پروژه. دفتر مدیریت پروژه سطح ۳ در زمان لازم مفسر سیاستها، راهنماییها و دستورالعملهای سطح کلان عملیاتی در راستای عملکرد پروژه بوده و کارها و امور مرتبط با اهداف تجاری سازمان در محیط مدیریت پروژه را پیاده و اجرا میکند.
۳- انجام امور با عنوان تسهیلگر «طراحی فرآیند محیط مدیریت پروژه و ارتقای مدیریت پروژه». این مسوولیت میتواند شامل تعریف و اجرا متدولوژی مدیریت پروژه، اقدامات عملیاتی لازم جهت تضمین موفقیت پروژه، ایجاد ابزارهای گزارشدهی پروژه و روشهای هماهنگی، ارائه فرآیندهای پشتیبانی و عملیاتی در راستای مدیریت کلان پروژه و مدیریت کلان سبد پروژهها و عملکرد تجاری شود.
۴- با توجه به جایگاه علمی- تخصصی مدیران دفتر، انجام وظیفه در لوای «نماینده محیط مدیریت پروژه» شرکت در مقابل مدیریت ارشد سازمان، شرکای تجاری و سازمانهای حرفهای.
سطح ۴ – امور تجاری
دفتر مدیریت پروژه سطح ۴، حالت توسعه یافته و .پیشرفتهتر سطح قبلی است، با تمرکز بیشتر روی یکپارچهسازی اهداف و نیازهای تجاری مرتبط با محیط مدیریت پروژه و در عین حال ایجاد روشهای کاری و ارائه راهکارهای مشترک، جهت انجام فرآیندهای مدیریت پروژه و فرآیندهای تجاری. دفتر مدیریت پروژه سطح ۴، یاریدهنده شکلگیری یک محیط تجاری بوده و به همین خاطر نیازمند تعداد کارکنان بیشتری است. مدیر این دفتر، از اقتدار و اختیارات بیشتر و گستردهتری به منظور نظارت بر منافع سازمانی و تجاری در محیط مدیریت پروژه برخوردار است. یک PMO در این سطح، مجری امور جامع و متمرکز نظارت، کنترل و پشتیبانی مدیریت پروژه با کارایی گسترده و بالا که به تصویر کشنده یک سازمان پروژه محور با سطح بالای بلوغ مدیریت پروژه است.
فعالیتهای اساسی این دفتر شامل موارد زیر هستند:
۱- انجام وظیفه و حضور هرچه بیشتر به صورت یک بخش مستقل در شرکت.
۲- همکاری با دیگر بخشهای شرکت و یاری ایشان در گسترش و انطباق راهکارها و فرآیندهایی که به صورت مشترک، در محیط تجاری و همچنین محیط مدیریت پروژه، مرسوم و معمول هستند.
۳- ارائه تخصصهای کاملا به روز و متمایز با پیشرفتهترین راهکارها و متدهای مدیریت پروژه.
۴- نیازمندیهای پرسنلی دفتر مدیریت پروژه سطح۴ شامل متخصصان ارشد تمام وقت حرفهای با دانش و تواناییهای بالا، هوش کاری، آشنا با مفاهیم پیشرفته تجاری و مدیریت پروژه جهت ارائه راهحلها و ابزارهای پیادهسازی شده در محیط مدیریت پروژه هستند. از قابلیتهای این متخصصان میتوان انجام خدمات مشاوره، بررسی پروژه و خدمات بازیابی و جبران صدمات پروژهها را نام برد. از دیگر متخصصان لازم جهت دستیابی به کارایی بیشتر برای این دفتر میتوان از کارشناسان امور حقوقی، قراردادها، تدارکات، خدمات مشتری و… نام برد.
سطح ۵ – راهبردی (کلان)
دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵، یک بخش کاملا مستقل در شرکت است که مسوول انجام امور و کارکرد مدیریت پروژه در تمامی سطوح شرکت است (یعنی بررسی و ارائه نتایج عملکرد پروژهها و مدیریت آنها روی دیگر قسمتهای سازمان). البته این امکان وجود دارد که چهار سطح فوقالذکر نیز در انجام این امور یاری کنند ولی این موضوع در سطوح بالایی دفتر مدیریت پروژه بسیار متمایز و شاخصتر است. ضمنا سطوح پایینتر با دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵، مشارکت تجاری و روابط گزارشدهی دارند. جان کلام اینکه تمرکز اصلی در این سطح از دفتر مدیریت پروژه، بر اهداف و منافع راهبردی شرکت است. به طور معمول و مطابق با استانداردهای جهانی در راس دفتر مدیریت پروژه سطح۵، فردی دارای دسترسی مستقیم به مقامات سازمان قرار دارد که گزارشهای راهبردی و تاکتیکی برآوردها و نتایج را به وی گزارش داده و دیگر واحدهای اصلی شرکت را از (کمک در استقرار) اهداف کلان، استراتژیهای تبیین شده و وضعیت پیشرفت به سوی آنها آگاه میسازد. باید این نکته را در نظر داشت که اگر چه دفتر مدیریت پروژه سطح ۵، در بالاترین سطح قرار دارد لیکن دارای یک موجودیت منحصربهفرد بوده و الزاما تمامی مسوولیتهای مشخص شده برای سطوح پایینتر را انجام نمیدهد. نحوه شکلگیری و استقرار یک دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵ را از دو جنبه میتوان مورد بررسی قرار داد:
۱- یک دفتر مدیریت پروژه سطح ۵، در نتیجه رشد و توسعه از سطوح پایینتر ایجاد شود.
۲- دفتر سطح ۵ میتواند به صورت مجزا و مستقل از دفاتر مدیریت پروژه موجود (سطوح پایینتر)، با هدف ارائه رهنمودهای راهبردی و راهنمایی و ارائه راهکارهای مختلف به دفاتر مدیریت پروژه زیرمجموعه ایجاد شود که بدین ترتیب ارائهدهنده خدمات کنترلی، مانیتورینگ و پشتیبانی به دفاتر سطوح پایینتر که مسوول تامین نیازهای تجاری منطقهای هستند، میباشد. به طور خلاصه، دفتر مدیریت پروژه سطح ۵، یک نقش راهبردی تطبیقی را در یک سازمان عهدهدار بوده و محیط (دیگر بخشهای) سازمان را در جهت دستیابی به بهبود مستمر، رهنمون است. نقشهایی که دفتر مدیریت پروژه در سطح ۵ ایفاکننده آنهاست، عبارتند از:
۱ – اعمال مدیریت/رهبری و اثرگذاری بر امور مدیریت پروژههای خرد شرکت (در تمامی ابعاد و انحای شرکت).
۲- ایجاد محیط استاندارد مدیریت پروژه و مطلعسازی ذینفعان پروژه و همگامی واحدهای تجاری، ارتباطات با مشتریان، مدیران قسمتهای مختلف شرکت/سازمان، تامینکنندگان و… .
۳- پشتیبانی و هدایت تحقیقات اصولی، قاعدهمند و استاندارد و بررسی کارایی و بهرهوری مدیریت پروژههای خرد سازمان.
با توجه به وجود بخش عظیمی از پروژههای عمرانی نیمهتمام کشور که نشاندهنده عدم کارایی در زمینه مدیریت پروژههاست، توجه به اثرگذاری نهادی مانند دفتر مدیریت پروژه میتواند بخش اعظمی از مشکلات را شناسایی، بررسی و کنترل کند تا بهرهوری عمومی در تعریف و اجرای پروژههای عمرانی دولت به دست آید.
*پژوهشگر
