کاهش هزینه، مدیریت هزینه
حمید علی‌نیا– در تعریف اقتصاد صنعتی و کمابیش در هر شرایطی هزینه‌ها عامل مهمی برای توسعه یا عدم توسعه شرکت‌ها هستند. به‌طور معمول درنظرگرفتن هزینه‌ها هنگام ایجاد امکانات جدید و همچنین فروش محصولات موجود اهمیت دارد. اغلب اتفاق می‌افتد که به دلیل ضعف مدیریت هزینه‌ها ممکن است تجارت همراه با زیان باشد. برای جلوگیری از وقوع زیان بنگاه‌ها(در بسیاری از مواقع بدون توجه به کیفیت و قیمت محصولات و خدمات) هزینه‌ها کاهش می‌یابد و به‌جای آن شرکت‌ها باید بر مقوله مدیریت هزینه‌ها به‌عنوان یکی از مهم‌ترین حوزه‌های کسب‌وکار مدیریت تمرکز کنند که از این طریق می‌توان هزینه‌ها را کاهش دهند البته نه به ضرر کارکنان، تبلیغات یا کیفیت محصولات و خدمات و یا شهرت برند و صنعت.
هزینه و اقتصاد
میزان پاسخگویی به نیازهای اجتماعی فقط به حجم تولید بستگی نداشته بلکه به هزینه تولید و تجارت نیز بستگی دارد. تولید گران قیمت باعث می‌شود کالاها برای مصرف‌کننده غیرقابل دسترس باشند حتی اگر تمام ویژگی‌های کیفی که محصول را برای استفاده مناسب می‌کند داشته باشد. تولید کم هزینه ارضای کامل نیازهای اجتماعی را فراهم کرده و توانایی جمعی را برای تحقق حجم بالای درآمد حاصل می‌کند. بنابراین هزینه‌ها موضوع کلیدی هر اقتصاد و هر شرکت به صورت جداگانه است. از منظر اقتصادی اگر عرضه هزینه کمتری داشته باشد کارآمدتر و سودآور‌تر خواهد بود. نظریه تولید اذعان می‌دارد تولیدکنندگان همواره باید به دنبال ترکیبی از نهاده‌ها (مواد اولیه، سرمایه، نیروی انسانی و تکنولوژی) باشند که با حداقل هزینه بیشترین حجم را ثبت کنند. رشد نیروهای مولد جامعه قاعدتا به صورت افزایش تولید و کاهش قیمت تمام‌شده هر واحد محصول ظاهر می‌شود. نظام اجتماعی که چنین توسعه‌ای را فراهم کند قابل دوام است. برای هر بنگاه تجاری جمع‌آوری، مطالعه و تجزیه و تحلیل اطلاعات مختلف و ملموس مرتبط با کسب‌وکار مرتبط و همچنین پردازش آنها با متدولوژی خاص و مرتبط با آن صنعت بسیار مهم است. هرتصمیم تجاری باید به همان اندازه قابل دسترس بوده تا نتایج مورد انتظار را تضمین کند زیرا تنها از این طریق عدم اطمینان فرصت‌های تجاری را از بین می‌برد. از طریق نظارت بر هزینه‌ها و پیش‌بینی ارزش آنها در آینده هر فعالیت صنعتی هدایت شده و دانستن اساس نظریه هزینه‌ها می‌تواند کمک زیادی برای تجارت باشد.
تئوری هزینه‌ها پاره‌ای از نظریه اقتصاد خرد است که منشأ، ویژگی‌ها و رفتار هزینه‌ها را در فرآیندهای تجاری مطالعه می‌کند. هزینه‌ها به‌عنوان مصرف نقدینگی با سر فصل‌های متفاوت و مورد نیاز برای توسعه یک محصول یا خدماتی است که با فروش در بازار محقق می‌شود. هزینه‌ها ارزش‌های آشکار‌شده عوامل مصرفی فرآیند برای ایجاد اثراتی هستند که ناشی از فعالیت تجاری کسب‌وکارها محسوب می‌شوند. دانش در مورد هزینه به کارآفرین این امکان را می‌دهد که ماهیت هزینه‌ها، زمان انتقال، ویژگی‌ها و رفتار آنها را در فرآیند کار بشناسد و از این طریق بتواند هزینه‌های سیاست صنعت را با سیاست درآمد تطبیق دهد تا از عملکرد رضایت بخش کسب‌وکار اطمینان حاصل و دستیابی به بالاترین سود ممکن را ضمانت کند. بنابراین هزینه‌ها هرگز جدا از سایر مقوله‌های مرتبط با کسب‌وکار مشاهده نمی‌شوند مانند درآمد، حاشیه سود، حجم تولید، حجم فروش و موارد مشابه.
اشراف و کنترل بر هزینه‌ها که توسط مدیریت هزینه انجام می‌شود سه وظیفه اصلی دارد:
۱- برای تعیین تفاوت بین هزینه‌ها و درآمدها یا سود و زیان در تجارت
۲- برای اندازه‌گیری کارایی کسب‌وکارها در رابطه با سایر رقبا (اثربخشی هزینه)
۳- ارائه مبنای اطلاعاتی برای تصمیم‌گیری (حسابداری مدیریت)
با توجه به اینکه محل هزینه‌ها در فصل‌هایی از تصمیم‌گیری تجاری بسیار متنوع بوده در تئوری انواع مختلفی از هزینه‌ها تعریف می‌شود. استفاده از آنها با آگاهی‌بخشی، نظارت کامل، برنامه‌ریزی دقیق و اندازه‌گیری دقیق‌تر و کنترل میزان انحراف از تجزیه و تحلیل برنامه‌ریزی‌شده مدیریت هزینه‌ها را امکان‌پذیر می‌کند.
هزینه و کسب‌وکار
در شرایط کسب‌وکار رقابتی و تغییریافته این سال‌ها هزینه‌ها عامل حیاتی برای فعالیت تجاری، بقا و توسعه شرکت هستند. از آنجایی که هزینه‌ها از نظر تاثیری که بر موفقیت تجاری شرکت دارد مقوله اقتصادی نسبتا نادیده‌گرفته‌شده‌ای بوده باید توجه داشت که آنها محرک و عامل اصلی بر موفقیت کسب‌وکار، توسعه و سیاست تجاری شرکت هستند.
هر نوع ترتیب و طبقه‌بندی هزینه‌ها که در تئوری اقتصادی و عمل تجاری رخ می‌دهد توجیه و اهمیت خود را دارد بنابراین ممکن است در مطالعه، پایش، تحلیل و مدیریت هزینه‌ها مفید باشد. مدیریت هزینه یکی از مهم‌ترین زمینه‌های کاری مدیریت است.
هنگام معرفی برنامه‌های فروش (محصولات) جدید و در حین فروش محصولات موجود این مفهوم بسیار مهم است. زمانی که شرکت فضای بسیار کمی برای مانور در تعیین قیمت فروش داشته باشد تمرکز آنها بر کاهش هزینه‌ها برای دستیابی به درآمد هدفمند است. مشخص است که مدیریت ضعیف هزینه‌ها امکان دارد منجر به کاهش ارزش شرکت شود.
با این حال برخلاف کاهش هزینه‌ها مدیریت هزینه‌ها گزینه پیشنهادی است. به‌عبارت دیگر «کاهش‌‌دهنده‌های‌هزینه» در برابر «کنترل‌کننده‌های هزینه» مطرح می‌شوند. مدیریتی که به‌طور مستمر و گسترده به فکر هزینه‌ها و کاهش آن است فرآیندی صرفا به ضرر کارکنان یا کیفیت محصولات یا خدمات نخواهد بود. بنابراین این هزینه‌ها را می‌توان به عنوان یک سرمایه‌گذاری از طریق رویکرد(هزینه منفعت) COST- BENEFIT در نظر گرفت.
هزینه و مدیریت آن
برای اینکه بتوانیم هزینه‌ها را مدیریت کرده باید آنها را جمع‌آوری، طبقه‌بندی، ثبت و در نهایت تجزیه و تحلیل کنیم. هنگامی که بخش‌های مشکل‌ساز کسب‌وکار خود را شناسایی کرده‌ایم زمان آن رسیده است که تغییراتی ایجاد کرده تا کسب‌وکار ما را در این شرایط اقتصادی انعطاف‌پذیرتر کند. این تغییرات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
– درک تغییرات ساختاری شرکت یا کسب‌وکار
– تفهیم مجدد کارکنان یا تغییر ساختار چارت سازمانی
– ارزیابی محصولات و خدمات برای اطمینان از اینکه تقاضاهای بازار همچنان برای مشتریان ما برآورده می‌شود.
– تعریف مجدد معیارها و اهداف رشد پیش‌بینی شده
هر مشکلی را نمی‌توان یکباره حل کرد. مسائلی با بیشترین پتانسیل برای آسیب رساندن به کسب‌وکار را (۸۰- ۲۰ پارتو) باید در اولویت بررسی و تحلیل قرار داد. به‌طور معمول مدیریت ارشد شرکت‌ها بیشتر در مورد پرسش‌های زیر پاسخ می‌خواهند:
۱- هزینه‌های واقعی تولید محصولات نهایی یا هزینه‌های خرید کالاهای نهایی چقدر است و چه چیزی بر افزایش آنها تاثیر می‌گذارد؟
۲- چه مدیریتی می‌تواند برای کاهش این هزینه‌ها اعمال شود مشروط بر اینکه کیفیت محصولات یا کالاها ثابت بماند؟
۳- بخش‌هایی که مستقیما با تولید یا تهیه کالا مرتبط نیستند چه هزینه‌هایی ایجاد می‌کنند؟
۴- نحوه ایجاد کنترل بر تمام هزینه‌ها و شناسایی افراد مسوول.
۵- چگونه می‌توان به کارکنان انگیزه داد تا هر یک از آنها قادر باشند در محدوده مسوولیت شخصی در کاهش هزینه‌ها تاثیر بگذارند؟
۶- چگونه ساختار سازمانی بر مخارج غیرمنطقی تاثیر می‌گذارد؟
به منظور مدیریت صحیح هزینه‌ها لازم است که آنها بر حسب گونه به‌درستی طبقه‌بندی شده و به محصولات، خدمات، کالاها یا مراکز مسوولیت اختصاص داده شوند. تقسیم هزینه‌ها براساس انواع آن تقسیم طبیعی یا اولیه هزینه‌ها محسوب می‌شود. چنین تقسیم‌بندی امکان تعیین اینکه هزینه‌های معین برای چه هدفی انجام یا برای چه نوع نیازهایی صرف می‌شوند را ممکن می‌کند.
مدیریت هزینه‌ها، درآمدها و مدیریت نتایج مالی حاصل از فعالیت تجاری در طول دوره حسابداری یا به‌طور کلی چرخه عمر شرکت مستلزم برنامه‌ریزی و کنترل دقیق فعالیت‌های تجاری و همچنین اندازه‌گیری دقیق هزینه‌ها و درآمدهاست.
اهداف اصلی مدیریت هزینه از چندین فعالیت منتج می‌شود از جمله:
– هزینه‌های برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی و نظارت‌ها
– برآورد نتایج عملیات آتی
– طبقه بندی هزینه‌ها
– نگه‌داشت هزینه‌ها در محدوده قابل قبول
– انتخاب گزینه‌های اساسی بهینه و تحلیل و بررسی و اقدامات اصلاحی لازم
– ایجاد پاسخگویی برای هزینه‌ها و موارد مشابه
این امر مستلزم آن است که داده‌های مربوط به هزینه‌ها به‌طور سیستماتیک اخذ، طبقه‌بندی و تحلیل شوند.
هزینه و محصولات
بنگاه می‌تواند انواع بیشتری از محصولات را تولید کند که دارای هزینه متفاوت، قیمت متفاوت و عرضه-تقاضای متفاوت هستند.
محصولات ممکن است قیمت تمام‌شده متفاوتی داشته باشند زیرا آنها از مواد با کیفیت متفاوت ساخته شده‌اند. برای شرکت دانستن قیمت تمام‌شده هر محصول، قیمت بازار و حجم فروش آن بسیار مهم است تا بتواند با سهم محصولاتی که بیشترین موفقیت را در بازار دارند سود کل شرکت را به حداکثر برساند.
قبل از اینکه تصمیم بگیرند تا محصولی که درآمد برنامه‌ریزی‌شده را به‌وجود نمی‌آورد از برنامه تولید حذف کنند، لازم است تجزیه و تحلیل شود:
– آیا محصولات دیگری وجود دارد که به‌عنوان آلترناتیو محصول ذکر شده به فروش برسد؟
(خواه محصولی باشد که از طریق آن از ظرفیت تولید برای خلق محصولات دیگری که درآمد بیشتر-مساوی از آن به دست می‌آید، بهره‌برداری کنیم)
– آیا تولید سایر محصولات قادر به تحمل هزینه‌های مشترک مربوط به تولید محصولی هستند که از برنامه حذف شده؟
هنگامی که تولید‌کننده برای مدت طولانی محصولات خود را تحت سود برنامه‌ریزی‌شده به فروش می‌رساند در این صورت ممکن است تصمیم بگیرد که برخی از محصولات را از خط تولید حذف کند. با این حال قبل از یک تصمیم‌گیری با این سطح از اهمیت نیاز به یک بررسی و تحلیل جامع است که از درون آن باید پیشنهاد کاهش احتمالی هزینه‌های مستقیم و مشترک را مطرح کرد.
نتیجه
به هر حال مفاهیمی مانند آینده‌نگری، نوآوری و انطباق، تنوع بخشیدن به جریان‌های درآمدی، ریسک‌های ویژه برای فعالیت اقتصادی موفق، تعیین قیمت تمام‌شده هر محصول و همچنین اطلاع از رابطه بین عرضه و تقاضا و حجم فروش به منظور به حداکثر رساندن سود کل بنگاه‌ها و به‌عنوان اهداف اصلی منظور می‌شوند. تاسیس و فعالیت شرکت برای هدایت چنین سیاستی شناخت و مدیریت هزینه‌ها و تاثیر آنها بر موفقیت یک بنگاه اقتصادی ضروری است تا مدیریت «هزینه» به عنوان یکی از مهم‌ترین حوزه‌های کاری مدیریت مطرح شود.
کارشناس ارشد مهندسی صنایع
