فایل اداری مناسب چگونه هزینه و فضای بایگانی شرکت ها را مدیریت می کند؟
افزایش حجم اسناد یکی از مسائلی است که تقریبا همه شرکت ها پس از چند سال فعالیت با آن مواجه می شوند. قراردادها، پرونده های پرسنلی، اسناد مالی، فاکتورها، نامه های اداری و مدارک پروژه ها به مرور افزایش پیدا می کنند و اگر برای نگهداری آنها از ابتدا برنامه مشخصی وجود نداشته باشد، فضای قابل توجهی از دفتر به بایگانی اختصاص پیدا خواهد کرد.
در چنین شرایطی معمولا اولین راه حل، اضافه کردن کمد یا فایل جدید است؛ اما افزایش تعداد تجهیزات بایگانی بدون توجه به ظرفیت، ابعاد و نوع اسناد می تواند هزینه خرید را بالا ببرد و در عین حال فضای بیشتری از محیط کار اشغال کند.
هزینه بایگانی فقط قیمت خرید تجهیزات نیست
هنگام تجهیز یک دفتر، ممکن است دو فایل با قیمت های متفاوت در بازار وجود داشته باشند و در نگاه اول مدل ارزان تر انتخاب اقتصادی تری به نظر برسد. اما قیمت اولیه فقط یکی از بخش های هزینه واقعی بایگانی است.
اگر یک فایل ظرفیت کمی داشته باشد، مجموعه خیلی زود مجبور به خرید فایل دیگری خواهد شد. اگر ریل کشوها تحمل وزن پرونده ها را نداشته باشد، هزینه تعمیر یا تعویض ایجاد می شود. اگر ابعاد فایل با فضای دفتر هماهنگ نباشد، ممکن است بخشی از محیط به شکل ناکارآمد اشغال شود.
بنابراین ارزیابی اقتصادی تجهیزات اداری باید مواردی مانند طول عمر، ظرفیت، کیفیت ساخت، فضای اشغال شده و میزان استفاده روزانه را نیز در نظر بگیرد.
انتخاب درست فایل فلزی اداری می تواند تعداد تجهیزات مورد نیاز برای نگهداری اسناد را کاهش دهد و از خریدهای پراکنده و غیرضروری در آینده جلوگیری کند.
چرا استفاده بهینه از فضا برای شرکت ها اهمیت دارد؟
هر متر از فضای اداری هزینه دارد. در دفاتر کوچک این موضوع کاملا محسوس است، اما حتی شرکت های بزرگ نیز نمی توانند بدون برنامه بخشی از فضای کاری خود را به کمدها و پرونده های پراکنده اختصاص دهند.
فرض کنید چند فایل کوتاه با ظرفیت محدود در نقاط مختلف دفتر قرار گرفته باشند. هر کدام علاوه بر سطحی که اشغال می کنند، برای باز شدن کشو به فضای خالی در مقابل خود نیز نیاز دارند.
در بعضی شرایط، انتخاب یک فایل با ارتفاع و ظرفیت بیشتر می تواند نسبت به استفاده از چند فایل کوچک، فضای کمتری از کف اتاق را اشغال کند.
به همین دلیل هنگام برنامه ریزی بایگانی بهتر است فقط حجم خود تجهیزات محاسبه نشود. فضای باز شدن کشوها، مسیر رفت و آمد کارکنان، فاصله از میزهای اداری و امکان دسترسی راحت به اسناد نیز باید در طراحی چیدمان در نظر گرفته شود.
ظرفیت مناسب، جلوی خرید مجدد را می گیرد
یکی از خطاهای متداول این است که تجهیزات بایگانی دقیقا متناسب با حجم فعلی اسناد خریداری شوند.
پرونده های یک شرکت ثابت نمی مانند. با اضافه شدن کارکنان، مشتریان، قراردادها و پروژه های جدید، حجم اسناد نیز افزایش پیدا می کند.
اگر تمام ظرفیت فایل از همان ماه های ابتدایی پر شود، مجموعه خیلی زود دوباره به فضای بایگانی نیاز خواهد داشت. این موضوع علاوه بر هزینه خرید، چیدمان دفتر را نیز به مرور نامنظم می کند.
فایل دو کشو، سه کشو یا چهار کشو؟
تعداد کشو باید بر اساس حجم و نوع پرونده ها انتخاب شود.
فایل دو کشو برای اتاق هایی که تعداد محدودی سند دارند یا به یک بایگانی در کنار میز کار نیاز دارند، انتخاب جمع و جوری است.
مدل سه کشو ظرفیت بیشتری ایجاد می کند و امکان تفکیک مدارک را نیز افزایش می دهد. برای مثال می توان اسناد جاری، قراردادها و پرونده های داخلی را در کشوهای جداگانه قرار داد.
فایل چهار کشو برای بخش هایی که حجم بیشتری از مدارک دارند مناسب تر است و با استفاده از فضای عمودی، ظرفیت بیشتری در اختیار مجموعه قرار می دهد.
سرعت دسترسی به اسناد یک هزینه پنهان است
یکی از هزینه هایی که معمولا در محاسبات تجهیزات اداری دیده نمی شود، زمان کارکنان است.
اگر یک کارمند برای پیدا کردن هر پرونده چند دقیقه زمان بیشتری صرف کند، در طول ماه حجم قابل توجهی از زمان کاری مجموعه از بین می رود.
طبقه بندی درست اسناد و استفاده از فایل مناسب باعث می شود پرونده ها محل مشخصی داشته باشند. برای مثال می توان کشوها را بر اساس سال، واحد سازمانی، نوع قرارداد یا نام مشتری تفکیک و برچسب گذاری کرد.
کیفیت ریل در هزینه بلند مدت نقش دارد
کشوی فایل اداری ممکن است پس از پر شدن با پرونده ها وزن قابل توجهی پیدا کند. اگر ریل برای این وزن مناسب نباشد، حرکت کشو به مرور دشوار خواهد شد.
گیر کردن کشو، خارج شدن ریل از تنظیم یا آسیب دیدن اتصالات می تواند استفاده روزانه از فایل را مختل کند.
در محیط هایی که کارکنان چندین بار در طول روز به اسناد مراجعه می کنند، کیفیت ریل باید یکی از معیارهای اصلی خرید باشد.
ممکن است محصولی با ریل و اتصالات بهتر در ابتدا قیمت بیشتری داشته باشد، اما در استفاده چند ساله نیاز کمتری به تعمیر و جایگزینی ایجاد کند. همین موضوع نشان می دهد مقایسه تجهیزات فقط بر اساس قیمت اولیه همیشه تصمیم اقتصادی درستی نیست.
فایل فلزی برای استفاده سازمانی چه مزیتی دارد؟
در محیط سازمانی تجهیزات معمولا برای استفاده کوتاه مدت خریداری نمی شوند. شرکت ها انتظار دارند کمدها، فایل ها و سایر تجهیزات چند سال بدون افت جدی عملکرد مورد استفاده قرار گیرند.
بدنه فلزی در صورت طراحی و ساخت مناسب می تواند استحکام خوبی برای استفاده روزانه فراهم کند. کیفیت ورق، خم کاری، جوش، اتصالات و پوشش سطح از عواملی هستند که روی دوام محصول تاثیر دارند.
فایل اداری یا کمد بایگانی؛ کدام اقتصادی تر است؟
این دو محصول جایگزین مطلق یکدیگر نیستند.
فایل کشویی بیشتر برای پرونده هایی مناسب است که باید دسته بندی شوند و دسترسی به آنها زیاد است. کمد بایگانی نیز برای نگهداری حجم بالاتری از زونکن ها، پوشه ها و اسناد آرشیوی کاربرد دارد.
در یک شرکت ممکن است پرونده های روزمره داخل فایل های نزدیک کارکنان قرار گیرند و اسناد قدیمی تر در کمد بایگانی نگهداری شوند.
چطور هزینه تجهیز بایگانی را کنترل کنیم؟
قبل از خرید، بهتر است نیاز مجموعه به صورت دقیق مشخص شود. چند پرسش ساده می تواند از بسیاری از هزینه های غیرضروری جلوگیری کند:
- چه تعداد پرونده باید نگهداری شود؟
- حجم اسناد در یک تا دو سال آینده چقدر افزایش پیدا می کند؟
- کدام پرونده ها به صورت روزانه استفاده می شوند؟
- کدام مدارک نیاز به قفل و دسترسی محدود دارند؟
- چه مقدار فضا برای تجهیزات بایگانی وجود دارد؟
- فایل ها چند بار در طول روز باز و بسته خواهند شد؟
- آیا در آینده تعداد کارکنان یا حجم فعالیت شرکت افزایش پیدا می کند؟
پاسخ به این سوالات مشخص می کند چه تعداد فایل و با چه ظرفیتی واقعا مورد نیاز است.
قیمت پایین همیشه به معنی هزینه کمتر نیست
در خرید تجهیزات سازمانی، قیمت اولیه باید در کنار هزینه مالکیت بررسی شود.
فایلی که ظرفیت کمتری دارد، زودتر باعث نیاز به خرید محصول دوم می شود. محصولی با ریل ضعیف ممکن است هزینه تعمیر ایجاد کند و بدنه نامناسب نیز در استفاده طولانی مدت افت ظاهری یا عملکردی بیشتری خواهد داشت.
نگاه یکپارچه به تجهیزات فضای کار
بایگانی تنها بخشی از محیط اداری است. فایل ها باید در کنار میزها، کمدها و مسیر رفت و آمد کارکنان به شکلی قرار گیرند که فضای کار یکپارچه باقی بماند.
در یک دفتر کوچک، قرار دادن فایل متحرک یا کم حجم کنار میز می تواند کاربردی باشد. در یک سازمان بزرگ ممکن است ایجاد اتاق بایگانی مستقل و استفاده از کمد فلزی اداری و فایل های متعدد منطقی تر باشد.
در پروژه های تجهیز کامل، هماهنگی ابعاد و ساختار تجهیزات اهمیت زیادی دارد. تصمیم گیری جداگانه برای هر محصول ممکن است در نهایت به چیدمانی منجر شود که از فضای موجود به خوبی استفاده نمی کند.
خرید از مجموعه تولیدکننده چه مزیتی دارد؟
در سفارش های شرکتی و سازمانی، تعداد محصولات مورد نیاز معمولا بیشتر از خرید شخصی است. در چنین شرایطی بررسی ظرفیت، ابعاد و نوع تجهیزات پیش از سفارش اهمیت بیشتری دارد.
برادران متال در زمینه تولید تجهیزات فلزی اداری و بایگانی فعالیت دارد و محصولاتی مانند فایل های فلزی، کمدهای بایگانی و سایر تجهیزات مورد استفاده در محیط های اداری را ارائه می کند.
در سفارش های پروژه ای، مشخص کردن تعداد کارکنان، نوع اسناد، فضای نصب و ظرفیت مورد نیاز قبل از خرید کمک می کند تجهیزات بر اساس نیاز واقعی مجموعه انتخاب شوند و هزینه ناشی از خرید نامتناسب کاهش پیدا کند.
جمع بندی
مدیریت بایگانی فقط مسئله مرتب کردن پرونده ها نیست. هر تصمیم در این بخش می تواند روی فضای دفتر، هزینه تجهیزات، زمان کارکنان و امنیت اسناد تاثیر بگذارد.
یک فایل اداری مناسب باید ظرفیتی متناسب با نیاز مجموعه داشته باشد، فضای موجود را به شکل منطقی اشغال کند، دسترسی به مدارک را ساده کند و برای استفاده مستمر از کیفیت ساخت مناسبی برخوردار باشد.
شرکت هایی که قبل از خرید حجم اسناد، رشد آینده، نوع استفاده و فضای موجود را بررسی می کنند، معمولا می توانند با تعداد تجهیزات کمتر، سیستم بایگانی منظم تر و پایدارتری ایجاد کنند.
